Besprechungen mit Notizen mitschreiben

Notizen schreibt Besprechungen und Anrufe mit: Teambesprechungen, Telefonate mit Kollegen, Gespräche mit Lieferanten. Mit MediSync Cloud trennt Dictate die Sprecher. Nach dem Ende schreibt es einen Entwurf der Zusammenfassung. Die Notizen bleiben verschlüsselt auf diesem Computer.

Notizen ist nicht für das Gespräch zwischen Arzt und Patient gedacht. Dafür gibt es MediSync Scribe.

Was Sie brauchen

• Eine Anmeldung bei MediSync. Ihr Zugang muss MediSync Cloud enthalten. Fehlt sie, zeigt die Seite Notizen nutzt MediSync Cloud. Ihr Zugang enthält keine Cloud-Transkription., und Notiz starten ist grau.
• Ein Mikrofon. Für Online-Meetings zusätzlich Systemaudio, damit Dictate auch die anderen hört.

Notizen einmal einrichten

Beim ersten Start einer Notiz öffnet sich Notizen einrichten.

Solange Notizen nicht eingerichtet ist, öffnen das Tastenkürzel und die Aktionsleiste nur die Seite Notizen. Den Schalter für Systemaudio finden Sie später unter Einstellungen›Notizen.

Eine Notiz starten

Sie haben vier Wege:

• Auf der Seite Notizen klicken Sie auf Notiz starten.
• Sie drücken Strg+Win+M. Auf dem Mac ist es Control+Option+M. Dieselben Tasten stoppen die Notiz wieder.
• Sie fahren mit der Maus über die Aktionsleiste und klicken auf Notizen starten. Erkennt Dictate einen Anruf, bietet die Aktionsleiste diese Aktion von selbst an.
• Mit einem verbundenen Kalender steht unter Heute im Kalender bei jedem Termin Notiz starten. Hat der Termin einen Meeting-Link, öffnet Beitreten und starten zuerst das Meeting und startet dann die Notiz.

Eine Notiz bekommt den Titel des Kalendertermins, der gerade läuft. Ohne Termin heißt sie nach dem erkannten Dienst, zum Beispiel „Teams-Meeting“. Den Titel ändern Sie oben in der Notiz.

Startet die Notiz über das Tastenkürzel oder die Aktionsleiste, erscheint sie in der Standardeinstellung neben dem Anruf. Das beschreibt Live-Notizen.

Während der Aufnahme

Eine Notiz hat drei Reiter:

Unten in der Notiz pausieren Sie die Aufnahme mit Pausieren und nehmen sie mit Fortsetzen wieder auf. Eine Pause zählt nicht zur Länge der Aufnahme.

Läuft ein Online-Meeting aus Ihrem Kalender ohne Systemaudio, zeigt die Notiz Systemaudio ist aus. Das Transkript enthält nur, was Ihr Mikrofon hört. Klicken Sie auf Einschalten.

Kommt 3 Minuten lang kein Ton vom Mikrofon, zeigt die Notiz Seit 3 Minuten kommt kein Ton vom Mikrofon. Prüfen Sie die Stummschaltung.

Jede Aufnahme hat eine Höchstlänge. Zwei Minuten vor dem Ende steht im Transkript Endet in mit der Restzeit. Verlängern gibt 30 Minuten dazu. Die Höchstlänge stellen Sie unter Live-Notizen und Einstellungen ein.

Die Aufnahme stoppen

Klicken Sie auf Stoppen, oder drücken Sie Strg+Win+M. Dictate zeigt Die Zusammenfassung wird erstellt in zwei Schritten. Danach öffnet sich der Reiter Zusammenfassung. Ist das Fenster von Dictate nicht vorne, meldet sich Dictate mit Zusammenfassung fertig.

• Wurde nichts gesagt und nichts geschrieben, speichert Dictate die Notiz nicht. Sie sehen Es wurde nichts gesagt. Die leere Notiz wurde nicht gespeichert.
• Ist die Aufnahme kürzer als 45 Sekunden und hat sie weniger als 25 Wörter, fragt Dictate Sehr kurze Aufnahme. Vielleicht aus Versehen gestartet? Behalten hebt die Notiz auf, Verwerfen löscht sie.

Mit Fortsetzen unten in einer beendeten Notiz nehmen Sie später in derselben Notiz weiter auf. Das Plus-Zeichen daneben startet eine Neue Notiz.

Sprecher benennen

Im Transkript steht vor jedem Abschnitt der Sprecher, zum Beispiel Sprecher 2. Mit Systemaudio steht bei Ihrer eigenen Stimme Sie.

Der Name gilt für Kopieren, Fragen und die nächste Zusammenfassung. Name entfernen stellt die Nummer wieder her.

Einen Abschnitt bearbeiten oder löschen

Fahren Sie im Transkript mit der Maus über einen Abschnitt.

• Abschnitt bearbeiten öffnet den Text. Ändern Sie ihn und klicken Sie auf Speichern. Der Abschnitt bekommt die Marke Bearbeitet. Ein Klick auf die Marke stellt den erkannten Text wieder her (Original wiederherstellen).
• Abschnitt löschen entfernt den Abschnitt. Sechs Sekunden lang steht unten Abschnitt gelöscht. mit Rückgängig.

Über dem Transkript sucht Im Transkript suchen nach Wörtern und springt mit den Pfeilen von Treffer zu Treffer. Das Symbol daneben ist Transkript kopieren.

Das Transkript übersetzen

Klicken Sie über dem Transkript auf Übersetzen und wählen Sie eine Sprache: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Türkisch, Polnisch, Ukrainisch, Russisch oder Arabisch. Eine Zeile unter der Leiste nennt die Sprache und den Hinweis Entwurf, bitte prüfen. Die Übersetzung ist ein Entwurf. Original zeigt wieder den erkannten Text.

Die Zusammenfassung prüfen

Die Zusammenfassung ist ein Entwurf. Dictate schreibt darüber Entwurf. Bitte prüfen Sie ihn, bevor Sie ihn weitergeben. Lesen Sie sie, bevor Sie sie teilen.

• Neu erstellen schreibt die Zusammenfassung noch einmal, zum Beispiel nachdem Sie Sprecher benannt oder Abschnitte bearbeitet haben. Hat sich das Transkript geändert, weist Dictate darauf hin.
• Zusammenfassung kopieren legt nur die Zusammenfassung in die Zwischenablage.
• Fehlt eine Zusammenfassung, klicken Sie auf Zusammenfassung erstellen.
• In Slack teilen schickt sie nach Ihrer Prüfung an Slack. Siehe Verbindungen und Slack.

Fragen zur Besprechung stellen

Unten in jeder Notiz steht das Feld Frage zu dieser Besprechung. Klicken Sie hinein, zeigt Dictate Vorschläge und Ihre Fragen unter Bereits gefragt. Die Vorschläge sind Follow-up-E-Mail, Aufgaben und Zuständige, Entscheidungen und Offene Fragen. Eine Frage hat höchstens 500 Zeichen.

Dictate antwortet nur aus dem Transkript. Bei jeder Antwort steht Antwort aus dem Transkript. Entwurf, bitte prüfen. Während der Aufnahme fasst Bisher besprochen die letzten fünf Minuten zusammen.

Eine Notiz kopieren

Kopieren oben rechts legt die ganze Notiz in die Zwischenablage: Titel, Datum, Zusammenfassung, Ihre Notizen und das Transkript mit Sprechern und Zeitmarken.

Notizen in Ordnern ablegen

Auf der Seite Notizen wechseln Sie zwischen Alle Notizen und Ordner.

Eine Notiz kann in mehreren Ordnern liegen. Aus dem Ordner nehmen löst sie wieder. Unter Ordner legen Sie mit Neuer Ordner einen Ordner mit Namen und einer freiwilligen Beschreibung an. Die Beschreibung hilft Dictate, Ordner vorzuschlagen. Wer einen Ordner löscht, behält die Notizen darin.

Notizen suchen und filtern

Klicken Sie auf das Lupen-Symbol Suchen. Dictate sucht in Titeln, Transkripten, Zusammenfassungen und Ihren eigenen Notizen. Zwei Filter grenzen die Liste ein:

• Zeitraum: Jederzeit, Heute, Letzte 7 Tage oder Letzte 30 Tage
• Ordner: ein Ordner oder Alle Ordner

Haben Sie noch keine Notiz, öffnet Beispielnotiz ansehen eine Notiz zum Ausprobieren.

Eine Notiz löschen

Klicken Sie in der Notiz oben rechts auf das Papierkorb-Symbol Löschen. Klicken Sie dann noch einmal auf Löschen?. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Eine laufende Notiz können Sie nicht löschen.

Wie lange Dictate Notizen aufbewahrt, stellen Sie unter Einstellungen›Datenschutz›Notizen aufbewahren ein.

Ein Problem mit einer Notiz melden

Gesendet werden Ihre Beschreibung, Zahlen zur Notiz und ein technischer Bericht. Kein Ton und kein Transkript. Dafür müssen Sie angemeldet sein.

Cloud oder Local

Die Spracherkennung folgt der Einstellung unter Einstellungen›Allgemein›Verarbeitung:

Ist MediSync Cloud während einer Aufnahme nicht erreichbar und MediSync Local installiert, schreibt Local weiter. Die Notiz zeigt dann Keine Verbindung zum MediSync Server. MediSync Local schreibt auf diesem Computer weiter. Mehr dazu in Cloud oder Local.

Was eine Anmeldung braucht

Die Notizen selbst liegen verschlüsselt auf diesem Computer. Diese Funktionen gehen über die Server von MediSync und brauchen eine Anmeldung:

• eine Notiz starten
• die Zusammenfassung und Neu erstellen
• Fragen mit Fragen und Bisher besprochen
• die Übersetzung mit Übersetzen
• die Meldung mit Problem melden

Ohne Anmeldung zeigt das Feld für Fragen Fragen braucht eine Anmeldung bei MediSync. Gehört Fragen nicht zu Ihrem Tarif, steht dort Fragen ist in Ihrem Tarif nicht enthalten.

Notizen aus Granola, Otter oder Dateien übernehmen Sie mit Notizen importieren.